RecallIT
RecallIT® für MIMEsweeper schützt das professionelle Image ihres Unternehmens indem es Email-Usern ermöglicht versehentlich versendete Mails zurückzurufen bevor diese Ihr Unternehmen verlassen.
Sicher kennen Sie den Fall indem sie kurz nach dem Versenden einer Email feststellen, dass sich noch ein Fehler eingeschlichen hat oder der Empfänger nicht korrekt ist. Oder ein Kollege informiert sie über Änderungen kurz nachdem Sie die Mail versendet haben.
Bisher war es so, dass eine einmal verschickte Mail nicht mehr zurückgehalten werden konnte. Hier setzt RecallIT an.
Aufgaben von RecallIT®
RecallIT ermöglicht es Ihnen fehlerhafte Mails zurückzuahlten und gibt Ihnen somit eine weitere Chance.
RecallIT eliminiert die Probleme die mit versehentlich versendeten Mails verbunden sind. Einige Beispiele:
- Unvollständige Mails (z.B ohne Anhang)
- Fehlerhafte Empfänger (verhindern Sie so das vertrauenswürdige Informationen an die falsche Person versendet werden)
- Versehentlich beim Einfügen in eine Mail den falschen oder veralteten Inhalt kopiert.
- Die Mail beinhaltet mehr als beabsichtigt (Zuviele Empfänger oder Anhänge)
- Zu spät bemerkte Tippfehler
RecallIT hält Mails kurzzeitig zurück bevor sie über das Gateway versendet werden. Über Schlüsselwörter im Betreff können Sie die reguläre Verzögerung übergehen und somit wichtige Emails sofort versenden.
Andere Mails können so ebenfalls länger als üblich zurückgehalten werden. Damit können sie größeren Emailtraffic auf einen Zeitraum außerhalb der Geschäftszeiten verlegen (z.B. Newsletter)
Wie funktioniert RecallIT®
RecallIT führt eine Policykontrolierte Verzögerung für den Email-Versand ein und ermöglicht dem Versender dadurch versehentlich
abgeschickte Mails zurückzurufen bevor sie das Unternehmen verlassen.
Die Bestandteile der zentral definierten Policy sind:
- Einstellungen ob eine Email von einem internen Versender zurückgerufen werden darf oder nicht
- Die Dauer der Verzögerung
Beispiel:
Eine Mail von *@sss.co.nz wird 5 Minuten zurückgehalten
*@sss.co.nz ist dabei der interne Adressraum für den die Policy greift.
Benutzer können Ihre Nachrichten über eine eigene browserbasierte Oberfläche verwalten und zurückgerufene Mails bearbeiten und erneut versenden.
Ausgewählte Nachrichten können sofort freigesetzt oder auf unbestimmte Zeit zurückgehalten werden. Nach einer Bestätigung können Mails ebenfalls gelöscht werden.
Der Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche erfolgt über ActiveDirectory oder über einen anderen LDAP Server wenn SSS´s LDAPtIT ebenfalls installiert ist.
Jede Nachricht wird verschlüsselt um die Sicherheit der enthaltenen Informationen zu gewährleisten während die Mail auf den Ablauf der Verzögerungsdauer wartet.
Nach Ablauf der Frist wird die Mail wieder entschlüsselt und dann versendet.
RecallIT versteht drei Zeitzonen: Arbeitsstunden, Abends und Wochenende/Feiertage
Wenn z.B. eine Firmenvorgabe besteht, die es nicht erlaubt dass Mails über das Wochenende das Unternehmen verlassen sollen kann RecallIT somit
alle Nachrichten bis zum nächsten Arbeitstag zurückhalten.
RecallIT bietet die Möglichkeit Emails mit einer Betreffzeile zu versehen die die Mail auf den internen Gebrauch beschränkt.
So gekennzeichnete Mails werden bei dem Versuch sie nach außen zu schicken auf unbestimmte Zeit zurückgehalten.
Weiterhin ist es möglich eine Warnung für interne Empfänger in die Betreffzeile zu setzen. RecallIT entfernt diese Warnung bevor die Mail versendet wird. Damit können
beispielswiese interne Empfänger darüber informiert werden wer als BCC Empfänger eingetragen wurde ohne das externe Empfänger davon etwas sehen können.
RecallIT ist ein Produkt von:
Scientific Software and Systems Limited
New Zealand
Telephone +64 4 917-6670
e-mail: info@sss.co.nz
